Intro

Veel van onze klanten gebruikten in het verleden online agenda's voor de planning. Ze hebben nu de succesvolle overstap gemaakt naar vPlan om meer gemak, inzicht en grip te krijgen op het plannen van activiteiten.

In agenda's worden altijd afspraken gepland, maar veel bedrijven misbruiken de afspraken om een taak of opdracht in te plannen. Een afspraak heeft altijd een begin- en eindtijd, waardoor het automatisch ook een tijdsduur krijgt.  

In vPlan plant men kaartjes. Een kaartje kan van alles zijn. Van een afspraak tot een taak en van een werkbon tot evenement. Eventueel met een tijdsduur of zonder. Je bepaalt zelf hoe je kaartjes wil inzetten in je planning. Dit zorgt voor meer mogelijkheden dan met online agenda's.

Is een start en eindtijd wel nodig?

De eerste vraag die gesteld moet worden is; of geplande taken per se een start- en eindtijd nodig heeft.

Stel voor dat je bij een marketingbureau werkt en vandaag een logo moet ontwerpen. Het ontwerpen van een logo duurt je gemiddeld 2 uur. Wanneer deze activiteit wordt ingepland, is het niet noodzakelijk dat je precies om 8.30 uur start en om 10.30 klaar bent.

Wanneer je plant op basis van volgordelijkheid en prioriteit, plan je een blok van 2 uur op vandaag in. Zonder start- en eindtijd. Het is vooral van belang dat je weet dat je van de 8 beschikbare werkuren die dag er sowieso 2 uur gepland hebt staan.


Kun je meerdere activiteiten tegelijk doen?

In agenda's is het mogelijk om op hetzelfde tijdstip meerdere activiteiten te plannen. Maar is dit in werkelijkheid wel mogelijk voor je geplande medewerk(st)er? Kan hij of zij deze twee afspraken of taken wel tegelijk uitvoeren?

In de meeste gevallen heb je dan te maken met een dubbele afspraak en iets wat foutief gepland is. Je hebt hierdoor geen inzicht in de totale bezette uren van die dag.

Wanneer je werkt met volgordelijkheid en prioriteit is er geen sprake van op tijd gebaseerde taken en activiteiten. Hierdoor kun je ook nooit dubbel plannen. De prioriteit zorgt voor een duidelijke volgorde van de af te handelen taken.

Je kunt natuurlijk wel teveel taken en activiteiten inplannen die ervoor zorgen dat de totale beschikbaarheid van de medewerker overschreden wordt. In vPlan wordt hier op gesignaleerd en kun je snel een actie uitvoeren om dit probleem op te lossen.


Wat bepaalt de prioriteit?

Wat moet je als eerste doen op een werkdag? In een agenda is altijd de eerste geplande afspraak of taak ook de eerste die je uitvoert. Maar is dit ook de afspraak/taak met de meeste prioriteit? Misschien dat de geplande taak (2 uur ontwerpen) om 15.00 uur wel belangrijker is.

Het schuiven van afspraken is lastig, omdat vaak de blokgrootte zich aanpast aan de duur van de afspraak. Het automatisch doorschuiven van de andere taken gebeurt niet, je moet ze elk opnieuw inplannen.

Wanneer je werkt met volgordelijkheid, zet je de taak met de meeste prioriteit bovenaan. Automatisch schuiven de resterende taken op. Dit scheelt veel handmatig werk.


Geef vrijheid aan je medewerker

Een agenda met taken en afspraken, bijvoorbeeld een Outlook of Google agenda, is een vast geheel. Op de minuut wordt bepaald wanneer iets gedaan moet worden en wanneer iets afgerond moet zijn. Je moet wel een enorme planbaas zijn om dat precies te weten en bij te houden. De geplande medewerker kan dit ook als ballast zien en dat geeft onnodig veel druk. Een medewerker wil vaak zelf ook een beetje baas zijn over zijn eigen planning.

Wanneer je werkt met plannen op volgordelijkheid, ziet de medewerker nog steeds hetzelfde aantal taken die uitgevoerd moet worden. Maar nu kan de medewerker zijn eigen agenda bepalen en daarmee zelf ook de volgorde van de taken. Daarnaast komt het vaak voor, dat een taak in de ochtend voor een deel wordt opgepakt om vervolgens eerst een andere taak af te ronden. In de middag wordt alsnog de andere taak afgerond.

Conclusie

Uiteraard is het van belang dat wanneer je afspraken plant en hier duidelijk een start- en eindtijd voor afspreekt, je ook aan deze afspraak houdt. Het plannen op volgordelijkheid en prioriteit werkt bijvoorbeeld niet voor een tandarts. Maar is een start- en eindtijd niet het belangrijkste component voor je planning? Gebruik dan ook geen (online) agenda, maar gebruik software die daar beter in kan ondersteunen, zoals vPlan.

Nog een aantal voordelen van vPlan ten opzichte van (online) agenda's, zoals Outlook Agenda en Google Agenda:

  • Richt je kaartje flexibel in met vrije velden, labels, bijlagen, opmerkingen etc.
  • Verschillende overzichten: niet alleen een kalender, maar ook een lijstweergave.
  • Bekijk de planning niet alleen vanuit de medewerker, maar ook vanuit de afdeling en/of status van kaartjes.
  • Met logging op kaartjes weet je altijd wie, wat en wanneer iets heeft toegevoegd of aangepast.

Probeer vPlan gratis!

Meer over ons product? Bekijk hier meer features?