Het digitale kantoor of de digitale fabriek. Een veel gehoorde term, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Een belangrijk onderdeel hiervan is de planning. Hierbij een simpele gids voor MKB-bedrijven om digitaal te plannen.


Als een MKB bedrijf papierloos wil plannen, betekent dat:

  • Besparing van zoektijd - Online is alles snel te zoeken
  • Vermindering van werkdruk - Meer overzicht zorgt voor rust
  • Altijd up-to-date - Iets wat uitgeprint is, is de laatste waarheid
  • Goed voor het milieu - Hoe minder papier, hoe beter

De grootste papierverspillers op het gebied van planning zijn:

  • Uitgeprinte spreadsheets
  • Uitgeprinte werkbonnen en bonnen
  • Uitgeprinte tekeningen of werkinstructies
  • Uitgeprinte facturen
  • Post-its

Een kort stappenplan om papierloos te plannen

  1. Gebruik online planningssoftware

Om papierloos te plannen moet je digitaal gaan. Je hebt dus online planningssoftware nodig. Let goed op bij de keuze van deze software. Het gaat niet alleen om het plannen, maar het is een pré dat de software ook kan voorzien in de uitvoer van de planning.

2. Integreer je bestaande software met online planning

Niets is vervelender om handmatig je planning in te voeren. Het werk en de uit te voeren taken kunnen vanuit bestaande software geïntegreerd worden in je online planning. Zodoende bespaar je enorm veel tijd.

3. Deel je planning met je medewerkers via meerdere devices

De geplande opdrachten en taken moeten digitaal bij je medewerkers terechtkomen. Altijd en overal moet de planning inzichtelijk zijn. Toon je planning bijvoorbeeld op touchscreens of grote monitoren.

Laat je medewerkers beschikking hebben over de juiste materialen. De taken binnen de planning moeten middels verschillende devices te benaderen zijn. Van laptop, tablet tot mobiel. Het uitprinten van sheets, agenda's en opdrachtbonnen is verleden tijd!

4. Zorg dat alle informatie op één plek beschikbaar is

Om papier volledig te elimineren moet je ervoor zorgen dat alle informatie op één plek beschikbaar is. Alleen op deze manier kan een taak of opdracht papierloos uitgevoerd worden. Werktekeningen, mails, werkinstructies en overige bestanden moeten digitaal en snel te benaderen zijn. De planningssoftware moet hierin uiteraard ondersteunen.

5. Laat je medewerkers online het werk bijhouden

Wat er ook nodig is om werk gedaan te krijgen. Laat je medewerkers of klanten het werk digitaal afronden. Van digitale handtekening, tijdschrijven tot het afvinken van een taak. Naast dat het een hoop papier scheelt, gaat dit ook sneller en wordt informatie automatisch gelogd. Zo weet je precies wie wat gedaan heeft.


Hoe kan vPlan je helpen?

vPlan is een online planningstool. Het is makkelijk te integreren met software welke al binnen bedrijven gebruikt wordt.

Geplande taken kunnen simpel gekoppeld worden aan verantwoordelijke medewerkers, of zelfs machines, als zij het werk moeten doen.

Een taak kan alles zijn: een werkorder, een projecttaak of een support ticket. Binnen vPlan kun je alle benodigde informatie kwijt in een taak, bijlages, opmerkingen of zelf aan te maken velden.

Deel de planning snel met je medewerkers via onze apps. Waar ze ook zijn, ze weten altijd wat er moet gebeuren. Ze zien alle informatie om de taak op een goede manier af te ronden.

Probeer vPlan gratis uit!

Wil jij je planning op touchscreens

Veel klanten delen de planning middels touchscreens of andere digitale systemen. Wil jij dit ook? Neem een kijkje bij onze partner HCS.