Hoe vaak vraag jij aan je collega: "Waar ben jij momenteel druk mee?". Voorkom rollende ogen, zuchten en onnodige vragen. Elke vergadering hoeft niet te beginnen met saaie updates. Iedereen moet al precies weten wie waar aan werkt, op elk willekeurig moment.

Ben je hier als organisatie nog niet bekend mee, dan is het tijd om de kanban-methode te gebruiken.

Wat is Kanban?

Kanban is een visuele methode voor het beheren en plannen van werk. Het is een flexibele, effectieve en simpele benadering van planning. Het bestaat vaak uit één workflow van Nog te doen, Bezig en Gereed, maar het faciliteert ook:

  • Betere visualiteit doordat het iedereen in staat stelt direct te laten zien hoe werk door de stroom beweegt.
  • Verbeterde efficiëntie door knelpunten en te veel werk in uitvoering weg te nemen.
  • Verhoogde productiviteit door de focus te verleggen van het opstarten van werk naar het afronden van werk.
  • Hogere voorspelbaarheid doordat werk door vastgebaande lanen gaat.
  • Effectieve samenwerking door transparantie en voortdurende stimulatie om werk af te ronden.
  • Een sterkere bedrijfscultuur door het bevorderen van vertrouwen, respect en leiderschap op alle niveaus.

Kanban komt oorspronkelijk uit Japan. De methode is rond de jaren '40 ontwikkeld door Taiichi Ohno, een ingenieur die voor Toyota werkte. Hij is ook de grondlegger van de LEAN productie filosofie, wat dagelijks nog door vele productiebedrijven gebruikt wordt.

De methode is door Ohno bedacht op basis van het proces van een supermarkt. Supermarkten beheren hun voorraad door voldoende producten te hebben om aan de vraag van consumenten te voldoen. Ohno introduceerde eenzelfde manier binnen Toyota. Het ging als volgt te werk:

  • De werknemers op de werkvloer communiceerden de capaciteitniveaus in realtime, door een fysieke kaart tussen teams door te geven.
  • Wanneer materialen bij de productie op waren, werd een kaart doorgegeven aan het magazijn om ze te informeren wat nodig was.
  • Het magazijn gaf op basis van deze informatie de behoefte door aan de leverancier. De leverancier leverde de vraag naar het magazijn.
  • Het magazijn leverder weer naar het team wat de materialen nodig hadden.

Deze methodiek staat nu ook bekend als het 'Just-in-Time' productieproces. Vanuit de productie-industrie is de Kanban methode geadopteerd door andere industrieën, zoals Software ontwikkelaars.

Kanban in vPlan

Ook in vPlan is het mogelijk om met de Kanban methode te plannen. Maak in het planbord voor elke stap een status aan. Denk aan de manier waarop werk door je organisatie gaat.

In dit voorbeeld nemen we een kijkje bij een software-ontwikkelingsproces met de volgende stappen: Te doen, Ontwikkelen, Review, Testen en Live zetten. Voor elke stap maken we in vPlan een status met een kleurtje.

Elk kaartje dat je aanmaakt in het planbord begint bij de eerste status Te doen. Een kaartje correspondeert met een taak, in dit geval de te ontwikkelen functionaliteit. Het kaartje bevat alle benodigde informatie om de taak uit te voeren. Het is de bedoeling dat het kaartje in het bord van links naar rechts gaat.

Koppel je medewerkers aan taken om hen verantwoordelijkheid te geven voor de uit te voeren taken. Wanneer een medewerker begint met een taak, kan hij deze simpel verslepen naar Ontwikkelen. En zo gaan alle kaartjes door de workflow en weet je per kaartje de status.

Welke voordelen heeft vPlan nog meer?

Leg alles informatie vast in een kaartje. Van bijlagen tot vrije velden.

Bekijk de planning vanuit verschillende weergaven, bijvoorbeeld de lijstweergave. Je kan snel de planning vanuit verschillende oogpunten benaderen, bijvoorbeeld medewerker of deadlines. Kies zelf welke informatie je in de lijst wil zien.

Communiceer met je team. Zodoende heb je geen onnodig mail- of Whatsapp-verkeer. Je krijgt automatische notificaties per email of binnen het berichtencentrum in vPlan.

Probeer vPlan gratis!

Ben je ook klaar met steeds terugkerende vragen van je collega's: "Waar ben jij mee bezig?". Introduceer vPlan binnen je organisatie en creëer overzicht. Werk nog beter samen. Vraag hier je gratis proefperiode aan.