Op welke manier beïnvloedt het coronavirus de planning?

Het coronavirus heeft een enorme impact op verschillende componenten die van belang zijn voor een goede planning:

  • Medewerkers met lichte klachten mogen niet werken, waardoor beschikbare capaciteit sterk fluctueert.
  • Machines staan stil vanwege beperkte aanwezigheid van medewerkers.
  • Verplicht afstand houden, waardoor het aantal medewerkers op de vloer beperkt wordt.
  • Veranderende klantvraag naar producten en diensten.
  • Inkoop van materialen en grondstoffen worden later of niet geleverd.

Je wil zo optimaal mogelijk blijven opereren, waardoor een flexibele planning van wezenloos belang is. Het is belangrijk om dit ook visueel zichtbaar te krijgen. Zo loop je niet onverwachts tegen problemen aan. Goede communicatie en planning is erg belangrijk in een crisistijd. Maar hoe kan een online planning, zoals vPlan, je hierbij helpen?

Plannen op afstand

Het advies vanuit de overheid is; werk thuis als je thuis kunt werken. Ook vanuit huis is een online planning altijd benaderbaar. Het is daarom mogelijk dat de planner vanuit huis de planning aanstuurt en beheert.

Het thuiswerken voor medewerkers op de werkvloer is vaak lastiger. Ze zijn gebonden aan de locatie en de beschikbare materialen en machines. Wellicht moet je teams laten rouleren of resources op bepaalde locaties laten werken, zodat de kans op besmetting laag is.

In de planning is het van belang dat je goed zicht krijgt op je beschikbare capaciteit. In vPlan kun je snel en gemakkelijk de aan- en of afwezigheid van je resources invoeren. Zo weet je precies welke capaciteit er beschikbaar is. Laat in je online planning zien wie er aanwezig is en wie niet, om miscommunicatie te voorkomen.

Gebruik je fysieke borden, spreadsheets of uitgeprinte planningen? Dan is het nu tijd om te kijken naar een online oplossing met alle gemakken.

Communicatie op afstand

Onnodig persoonlijk contact moet vermeden worden. Hierdoor worden er andere communicatie manieren verwacht. Binnen een werkopdracht of taak kun je snel en simpel communiceren met je team. Tag je collega als je iets wilt weten. Voeg bestanden digitaal toe, zodat er geen onnodig papierwerk van hand tot hand gaat.

Krijg automatisch bericht van wijzigingen van statussen en vermeldingen, zo blijf je altijd op de hoogte. Gebruik eventueel onze app, zo heb je de planning altijd in je broekzak. Op deze manier beperk je persoonlijk contact zoveel mogelijk.

Flexibiliteit

De huidige onzekere situatie zorgt voor veel (tijdelijke) veranderingen. Hierdoor moet je planning flexibel zijn. Je moet snel en makkelijk kunnen inspelen op deze veranderingen.

Verlof van medewerkers moet direct impact hebben op je capaciteit. In vPlan zie je per dag en eventueel per afdeling/fase de beschikbare uren ten opzichte van je geplande uren. Met een duidelijke signalering weet je of jij je resources optimaal benut.

Heb je te maken met beperkte capaciteit en moeten er werkopdrachten doorgeschoven worden? Met vPlan sleep je snel het kaartje naar een andere dag, status of resource.

Met andere woorden vPlan biedt veel flexibiliteit en snelheid, waardoor je niet meer onhandige wijzigingen in je spreadsheet hoeft door te voeren of handmatig je whiteboard moet blijven bijwerken.

Kleine tip:
Verlaag (tijdelijk) de waarschuwingsniveau’s qua capaciteit. Plan je 2 of 3 weken vooruit, plan dan niets in boven het eerste waarschuwingsniveau, zodat je ruimte houdt, mocht er capaciteit weg vallen. En is het mogelijk om in de eerste paar weken ruimte over te houden om spoedklussen uit te voeren.

Overige tips:

Organiseer online standups en meetings met je team

Leiderschap en sturing is erg belangrijk om van thuiswerken een succes te maken. Om dit proces te ondersteunen is het handig om dagelijkse en wekelijkse meetings en standups te houden. Op afstand zul je zien dat dergelijke gesprekken effectiever verlopen, omdat bijpraten bij de koffie/lunchtafel ontbreekt. Inderdaad een stukje onpersoonlijker, maar je moet er het beste van maken.

Standups en meetings kunnen worden gehouden via verschillende online tools, zoals Coligo, Zoom of Whereby. Plan bijvoorbeeld je standups en meetings in een planbord van vPlan, zodat al je werknemers op de hoogte zijn.

Zorg voor flexibele werkschema's

40% van mensen die thuiswerken vinden een flexibele planning het belangrijkste voordeel van thuiswerken. Mensen op afstand laten werken, maar ze vervolgens aan een vast schema binden, kan... nou ja, een beetje contraproductief zijn.

Werkzaamheden van thuiswerkers kunnen er op elk moment toch anders uit komen te zien. Je planning moet dus flexibel zijn en hierdoor moet je ook snel wijzigingen kunnen toepassen. Binnen vPlan kun je deze wijzigingen snel aanpassen.

Stel verwachtingen en deadlines

Als je jouw verwachtingen niet effectief communiceert, gaat je thuiswerkende team slechte prestaties leveren. Werken op afstand kan soms minder gestructureerd zijn dan werken in de traditionele kantoor werkruimte, maar dat hoeft niet. Door duidelijke verwachtingen en deadlines te stellen, zal je team op afstand, ongeacht locatie of tijdzone, de structuur hebben om succesvol te zijn.

Binnen vPlan kun je werkzaamheden vastleggen in een kaartje. Stel een einddatum in voor de werkzaamheden en plan het kaartje in je planbord. Zo heeft iedereen een overzicht van wat wanneer gedaan moet worden en wanneer een deadline wordt overschreden.

Het beheren van een team op afstand is geen gemakkelijke taak, maar de resultaten van effectief samenwerken kunnen verbazingwekkend zijn.


Voor de rest?

Blijf zoveel mogelijk binnen en blijf gezond!


Benieuwd hoe vPlan jouw bedrijf kan helpen? Probeer vPlan gratis!