Aan de hand van 4 stappen leggen we je uit hoe jij een planning kan opzetten in vPlan:

  • Wat wil je plannen?
  • Wie wil je plannen?
  • Hoe wil je plannen?
  • Hoe kijk je naar de planning?

Wat wil je plannen?

Om te beginnen met plannen is het van belang om te bepalen wat je wilt gaan plannen. Zijn het je projectactiviteiten per week? Zijn het klant afspraken op specifieke tijdstippen? Of zijn het deals door verschillende statussen van je pijplijn?

Bepaal wat het 'planbare object' wordt, door de overeenkomstige kenmerken vast te leggen. Welke gegevens moet het object hebben om juist te kunnen plannen. Als je bijvoorbeeld een montageopdracht plant, wil je minimaal het bonnummer, de werkzaamheden en de locatie weten. Bij projectactiviteiten werk je bijvoorbeeld met deadlines en bij een salesdeal is de dealwaarde een belangrijk gegeven.

In vPlan noemen we het 'planobject' een kaartje. Het kaartje heeft een aantal standaard velden. In deze velden kun je de globale informatie kwijt. Het is mogelijk dat een koppeling met je ERP of boekhoudpakket zorgt dat kaartjes automatisch worden aangemaakt voor je planning met de juiste informatie.

Voorbeeld van een kaartje

Aan een kaartje kun je activiteiten koppelen. Dit zijn standaardwerkzaamheden die je als bedrijf uitvoert. Een meubelmakerij werkt bijvoorbeeld met de activiteiten: zagen, schuren, frezen en assembleren. Een marketingbureau werkt weer met als voorbeeld de activiteiten: strategie, design, DTP en SEO optimalisatie.

Mocht je toch nog specifieke informatie missen in het kaartje? Met vrije velden kun je zelf bepalen welke informatie benodigd is. In vPlan zie je deze informatie altijd terug op het kaartje. Je kunt er altijd op zoeken en tonen in onze lijstweergave. Vrije velden kun je ook goed gebruiken om extra informatie te laten registreren bij uitvoer van het kaartje.

Een klant van ons leidt blindegeleidehonden op. Per hond wordt er een kaartje aangemaakt. Het kaartje (dus een hond) bevat alle relevante informatie, zoals naam, leeftijd en ras. Het kaartje gaat vervolgens door het opleidingsproces, zodat ze precies weten hoe ver de hond gevorderd is.

Wie wil je plannen?

Alles wat gepland wordt, moet ook uitgevoerd worden. Het is voor je planning goed te weten wie verantwoordelijk is voor de uitvoer. Heb je bijvoorbeeld te maken met capaciteit van je medewerkers of misschien zijn het je machines die het werk moeten doen? Capaciteit zorgt ervoor dat je inzicht krijgt of het werk afgerond kan worden met de beschikbare middelen die je hebt.

Het kan ook goed zijn dat je niet werkt met capaciteit, maar dat je wel je teamleden wil koppelen aan planobjecten. Op deze manier zie je wie verantwoordelijk is voor de uitvoer.

Het is ook belangrijk te weten of medewerkers het werk ondersteunen in het gehele proces of dat ze slechts een deel uitvoeren van de totale opdracht? Werkt je team op een vaste werkplek of rijden ze met busjes door heel Nederland? Het kan ook goed zijn dat je te maken hebt met competenties binnen je bedrijfsprocessen. Frank kan bijvoorbeeld goed lassen, maar Gerrit kan dit niet. Gerrit is juist goed in timmerwerk.

Een voorbeeld van een resource

Kortom is het van groot belang dat je goed inzicht krijgt in verantwoordelijken voor de uit te voeren taken. Verzamel voordat je begint met plannen al deze informatie.

In vPlan noemen we de uitvoerders van taken; resources. Het is mogelijk om een rooster aan een resource te koppelen, zodat er capaciteit ontstaat. Je resources zijn vaak je collega's, maar kunnen ook machines of bestelbusjes zijn. In vPlan heb je de vrijheid om je resources aan te maken. Resources kun je in een groep plaatsen, waardoor je in je planning hier makkelijk op kan filteren.


Hoe wil je plannen?

Nu we weten wat en wie we willen gaan plannen, kunnen we structuur aanbrengen. Om structuur aan te brengen is het belangrijk om te weten hoe opdrachten door het proces gaan. Heb je te maken met projectfaseringen? Krijgen je opdrachten opvolgende statussen?  Zijn activiteiten van elkaar afhankelijk?

Alles komt samen in een planbord binnen vPlan. De activiteiten, de resources en de processtappen. Om dit goed te laten zien, maken we gebruik van een voorbeeld. Het marketingbureau Dezign wil projectactiviteiten plannen op de medewerkers van het bedrijf. We beginnen met het aanmaken van een planbord.

Als eerste worden standaarden binnen de planning vastgelegd. Wat zijn de standaard werkdagen, welke labels kan men toevoegen en welke specifieke velden moeten beschikbaar zijn in opdrachten en wie heeft toegang.

Configuratie van het planbord

Hierna gaan we kijken naar fasen. Projecten gaan bij Dezign vaak door hetzelfde proces, namelijk Strategie, Ontwerp en Ontwikkeling. Dit worden ook de fasen binnen het bord. Per fase wordt bepaald welke activiteiten hierin plaatsvinden.

Faseringen binnen een bord

Vervolgens richten we de statussen in. Projecttaken beginnen met de status Open. Vervolgens wordt deze In behandeling genomen en hierna Afgerond. Het kan zijn dat een taak vertraging oploopt, doordat een klant moet reageren, daarom is er ook een status In afwachting klant.

Statussen binnen het planbord

Vervolgens koppelen we de resources. De 5 medewerkers werken verdeeld over de verschillende afdelingen. Naast dat een medewerker zelf capaciteit heeft, kun je ook de totale capaciteit op afdeling (fase) zien of van het totale bedrijf.

De resources zijn toegevoegd op het bord

Tenslotte kan ik in de inrichting automatiseringen toevoegen. Hiermee worden standaard acties automatisch uitgevoerd als het voldoet aan de ingestelde voorwaarde. Hierbij het voorbeeld dat wanneer de activiteit Senior Design wordt toegevoegd, ik altijd wil dat Simon dit gaat uitvoeren. Daarnaast is het ook mogelijk dat wanneer de Strategie is uitgevoerd er automatisch een opdracht komt voor de volgende fase Ontwerp.

Een automatisering voorkomt veel handmatig planwerk

Bepaal zelf je overzicht

vPlan heeft drie verschillende weergaven namelijk de lijstweergave, kalenderweergave en de tijdlijn. Een planning moet overzichtelijk zijn en daarom bieden wij je de mogelijkheid om de weergave zelf te kiezen. Alle informatie in de weergave kun je aan- of uitzetten. Daarnaast kun je op veel verschillende onderdelen filters toe passen. Voor Dezign is de tijdlijn de beste keuze om overzicht te creëren in de planning.


Voeg al het werk aan je planbord toe

Het raamwerk voor je planning staat! Om gebruik te kunnen maken van je planning moeten alle gegevens toegevoegd worden in je planbord door middel van kaartjes. vPlan integreert met vele systemen, waardoor het mogelijk is dat kaartjes automatisch worden aangemaakt. Bekijk hier of jouw systeem ertussen staat. Door middel van een integratie verminder je handmatig werk. Het is zelfs mogelijk om een eigen koppeling te maken met behulp van Zapier.

Je kunt nog te plannen activiteiten aanmaken in de backlog. Deze opdrachten moeten nog gepland worden. Het is ook mogelijk om deze taken direct in de planning te zetten.


Blijf plannen, analyseren en optimaliseren

De planning is klaar! Nu is het van belang om de planning bij te houden en zo nodig bij te sturen. Het is belangrijk dat je blijft sleutelen en optimaliseren. Op basis van resultaten uit het verleden kun je keuzes in de toekomst beter maken.

Door de vele functionaliteiten in vPlan kun wij jouw planning precies zo in kaart brengen, zoals jij het wilt. Bekijk hier alle functionaliteiten.


Ben je benieuwd geworden hoe jouw planning in vPlan eruit ziet? Maak vandaag nog een gratis proefomgeving aan en probeer het zelf!