Hoe maak je een efficiënte projectplanning?

Een efficiënte projectplanning vormt het fundament voor het succesvol afronden van projecten, ongeacht de omvang of complexiteit ervan. In deze blog vertellen we je hoe je efficiënte projectplanning opstelt.

In dit artikel:
1. Wat is een projectplanning?
2. Wat zijn de voordelen van een goede projectplanning?
3. Hoe stel je je projectplanning op?
4. Hoe werkt projectplanning software?
5. Waarom bedrijven kiezen voor vPlan
6. Hoe je je projectplanning opstelt in vPlan

Wat is een projectplanning?

Een projectplanning is een gedetailleerd overzicht met alle taken die gedaan moeten worden om een project succesvol te voltooien. Hierin worden verschillende zaken meegenomen, zoals het doel, de scope, de taken en resources. Het doel is om de capaciteit optimaal te benutten en het project binnen de gestelde tijd en het budget af te ronden. De planning moet zorgen voor structuur en overzicht, inzicht in deadlines, verwachtingen en capaciteit.

Wat zijn de voordelen van een goede projectplanning?

Je maakt een projectplanning natuurlijk niet voor niets. Wanneer dit effectief gedaan wordt, zal een projectplanning het volgende opleveren:

• Overzicht en inzicht in projecten
  Allereerst biedt een goede projectplanning overzicht en duidelijkheid aan alle teams. Het geeft eenvoudig inzicht in de voortgang en duur van projecten.
• Grip op capaciteit
  Door de projectplanning op te stellen op basis van de beschikbare capaciteit, weet je precies wie nog ruimte heeft en wie niet. Kun je realistische plannen maken en de werkdruk goed verdelen. Daarnaast weet je precies of er voldoende capaciteit is om een nieuwe opdracht aan te nemen.
• Het behalen van deadlines
  Er worden haalbare deadlines gesteld die altijd inzichtelijk zijn. Bij eventuele tegenslagen kan er tijdig worden gesignaleerd wanneer deadlines in gevaar komen. Door dit nauwlettend in de gaten te houden, worden deadlines sneller gehaald.
• Verbeterde communicatie
  Iedereen is altijd op de hoogte van de voortgang, veranderingen en eventuele problemen. De betrokkenheid wordt verhoogd en miscommunicatie is verleden tijd.
• Projectrealisatie volgens plan en begroting
  Een goede projectplanning zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan gedurende het project. Doordat er aan de voorkant veel wordt vastgelegd, zoals de scope, doelstellingen en voorcalculaties.

Kortom: een heldere projectplanning zorgt voor een hogere productiviteit op de werkvloer. Medewerkers zijn goed op de hoogte en voelen zich betrokken, wat uiteindelijk zorgt voor tevredenheid bij iedereen.

Hoe stel je een projectplanning op?

Er zijn verschillende methoden om projecten te plannen. Een aantal voorbeelden zijn: een strokenplanning, Gantt-grafieken, Agile, Scrum en Kanban. Ongeacht de methode die je kiest, doorloop je in de meeste gevallen de volgende stappen:

• Definieer je projecten en taken
  Definieer je project en deel het project op in logische stappen. Beschrijf de concrete acties en taken voor ieder project. Onze tip: teken het proces uit zodat het visueel wordt.
• Schat de duur van elke taak in: Schat hoe lang elke taak zal duren. Dit kan gebaseerd zijn op ervaring, expert input of vergelijkbare projecten uit het verleden.
• Bepaal de afhankelijkheden tussen taken
  Zijn er factoren die voor eventuele vertragingen kunnen gaan zorgen? Zijn er taken die afhankelijk zijn van elkaar? Om eventuele vertragingen op te vangen, is het van belang om buffertijden aan je projectplanning toe te voegen.
• Capaciteit van je medewerkers
  Voeg de teamleden toe aan de planning en bepaal de rolverdeling en verantwoordelijkheden. Voeg hun beschikbare uren toe. Zo bepaal je eenvoudig hoeveel capaciteit je in totaliteit hebt voor het uitvoeren van je projecten.
• Bepaal welke middelen nodig zijn
  Schat in welke middelen je nodig hebt voor het uitvoeren van de projecten. Bepaal hoeveel capaciteit je nodig hebt, welke materialen nodig zijn en welk budget hiervoor benodigd is.
• Plan de projecten met bijbehorende activiteiten in.
  Leg de start- en einddatum vast voor iedere projectactiviteit en voeg deadlines toe. Zorg ervoor dat de planning realistisch is en rekening houdt met de beschikbaarheid van middelen en de capaciteiten van het team.
• Bewaak en update de planning
  Een projectplanning is geen statisch document. Houd de voortgang van het project in de gaten en update de planning indien nodig om veranderingen, vertragingen of nieuwe inzichten weer te geven.

Hoe werkt projectplanning software?

Er zijn meerdere tools voor je digitale projectplanning. Kleine bedrijven of zzp'ers gebruiken vaak Excel voor het plannen van hun projecten. Het voordeel van Excel is dat het gratis is en relatief makkelijk in gebruik.

Wanneer er veel projecten gepland moeten dan schiet Excel tekort. Door de vele projecten verdwijnt het overzicht en de flexibiliteit en er is meer kans op handmatige fouten in de planning. In zulke gevallen wordt er vaak gekeken naar een softwareoplossing zoals vPlan. vPlan biedt diverse mogelijkheden om een projectplanning op te stellen en te beheren.  

Waarom bedrijven kiezen voor vPlan

Vele bedrijven plannen hun projecten in de visuele planning tool van vPlan. Hiermee kun je volledig naar eigen wens je projecten inplannen. Met vPlan krijg je:

• Visueel overzicht op je projecten;
• Overzicht in alle deadlines;
• Grip op capaciteit;
• Eén tool voor communicatie, samenwerking en projectvastlegging;
• Totaaloverzicht van alle lopende projecten;
• De mogelijkheid om gewerkte uren eenvoudig te registreren en analyseren.

Hoe je je projectplanning opstelt in vPlan

Of je nu je creatieve projecten, je bouwprojecten of je algemene projecten wilt plannen. Er zijn een tal van mogelijkheden op welke jij je projectplanning in vPlan kan inrichten. Volledig afhankelijk van je eigen projectstructuren visualiseer je de planning. Zo kun je eenvoudig alle taken op projectniveau bekijken, alle projecten per medewerker inzien of krijg je een volledig overzicht van alle lopende projecten. In onderstaande video laten we het in kort zien hoe je een projectplanning kan opstellen met vPlan.

🗂️ Volledige projectdossier

Je project, ook wel een (plan)kaartje genoemd in vPlan, maak je aan in vPlan of haal je op vanuit je ERP. Voeg alle belangrijke projectinformatie hieraan toe. Van projectnummer, voorcalculaties, klantgegevens, checklisten, deadlines en bijlagen. Is het kaartje helemaal compleet? Dan kan deze ingepland worden.

📈 Bepaal je projectoverzicht

Bekijk de planning zoals jij het wilt. Visualiseer je planning met onze lijst-, kalender-, tijdlijn- of Kanban-weergave. Bekijk de planning eenvoudig op de lange- of korte termijn en wissel eenvoudig van weergave.

TIP: Bewaak de voortgang van meerdere projecten binnen één planbord

Je kunt zowel voor ieder project een planbord aanmaken als alle projecten in één planbord plannen. Wij adviseren onze klanten te kiezen voor één overzichtelijk planbord voor alle projecten. Zo kun je eenvoudig de voortgang bewaken van alle projecten tegelijk en krijg je inzicht in je totale capaciteit. Wil je alleen de informatie inzien van één bepaald project? Binnen een planbord kun je alsnog filteren of zoeken op een specifiek project en zie je het gewenste resultaat

✅ Projecten plannen en afronden

Een planning is niets zonder uitvoer. Met vPlan geef jij je team de mogelijkheid om snel en makkelijk orders te behandelen. Ze kunnen statussen bijhouden, belangrijke informatie registreren, tijdschrijven en communiceren. Zo krijgt het hele projectteam inzicht in de voortgang en is altijd iedereen op de hoogte.

Wil je meer weten of bekijken? Probeer vPlan gratis. Maak de overstap naar vPlan en ontdek zelf hoe eenvoudig het is om projecten te plannen!