ChatGPT prompts voor planning: projectmanagement & taakbeheer

Het maken van een planning kan soms voelen als het oplossen van een Rubiks Cube in het pikkedonker (oké, let's face it: dit is in het licht al moeilijk). Kan jij ook wel wat hulp gebruiken bij het maken van een planning? Dan kan je altijd ChatGPT raadplegen. Maar hoe stel je de juiste vragen aan je chatvriend? Daar weten wij wel raad mee.

Wij hebben handige prompts getest die je aan ChatGPT kunt voorleggen. Een prompt is een soort 'opdracht' die je geeft aan ChatGPT. Hoe duidelijker deze opdracht is, hoe beter het resultaat. Check snel onze handige prompts voor projectmanagement, notulen analyse en taakbeheer. Daarmee maak jij binnen no time een planning als een pro!

Projectmanagement met ChatGPT

We beginnen met een aantal prompts die je helpen bij het managen van je projecten. Want laten we eerlijk zijn, iedereen kan hier altijd wel wat hulp bij gebruiken. 😉

Projectplan maken
Een nieuw project opstarten? Laat je inspireren door onderstaande prompt voor het opstellen van een efficiënt projectplan.
Tip: Hoe specifieker je jouw project omschrijft, hoe beter ChatGPT een passend plan kan schrijven.

"Ik ben op zoek naar een efficiënte manier om een [TYPE PROJECT]
te plannen dat voldoet aan de behoeften van alle belanghebbenden en 
op tijd en binnen budget kan worden voltooid." 

Risico's en onverwachte vertragingen project
Bij een project heb je altijd te maken met bepaalde risico's, zoals de kans dat het project vertraging oploopt. Wil je zeker zijn dat je overal rekening mee houdt? Gebruik onderstaande prompt om inzicht te krijgen in mogelijke risico's en onverwachte vertragingen. 📉

"Ik voer het project [TYPE PROJECT] uit, tegen welke
mogelijk risico's en onverwachte vertragingen kan ik aanlopen?"

Project opdelen in subtaken
Je project blijkt behoorlijk complex en om er een succes van te maken wil je het project opdelen in realistische subtaken. Onderstaande prompt kan je hierbij helpen. ✂️

"Ik ben op zoek naar een strategieën om een groot 
[TYPE PROJECT] op te splisten in kleinere, haalbare en realistische
subtaken."

Welke projectmanagementmethode?
Kun je wel wat hulp gebruiken van het kiezen van een projectmanagementmethode van jouw project? Gebruik de volgende prompt:

"Kun je mij helpen bij het kiezen van de juiste 
projectmanagementmethode voor een specifiek project? 
[NAAM EN DETAILS VAN HET PROJECT]"

Taakbeheer met ChatGPT

Een cruciaal aspect van projectmanagement is taakbeheer. Het helpt bij het organiseren en coördineren van taken om projectdoelen te bereiken. Ook hierbij kan ChatGPT je een handje helpen.

To-do lijst
Het is maandag en afgelopen vrijdag ben je er nog niet aan toegekomen om je to-do lijst van vandaag voor te bereiden. Dan kan deze prompt je helpen met het opstellen van een to-do lijst met duidelijke prioriteiten.

"Stel een to-do lijst op voor vandaag en geef prioriteiten
aan de taken. [LEVER ONGESTRUCTRUREERDE LIJST MET TAKEN AAN]" 

Geprioriteerde weekplanning
Soms heb je zoveel taken in een week, dat het lastig is om deze te prioriteren. Ook hier kan ChatGPT je helpen! Verwerk je takenlijst van deze week in onderstaand prompt en ChatGPT geeft je advies over welke taken prioriteit moeten hebben voor een productieve week.

"Help mij bij het plannen van mijn week. Wat zijn de
belangrijkste taken waarop ik me moet concentreren? 
[LEVER EEN ONGESTRUCTRUREERDE TAKENLIJST AAN]"

PS. Wist je dat je in vPlan je taken prioriteit kunt geven door middel van labels? Zo heb je visueel inzichtelijk welke taken prioriteit hebben.

Notulen Analyse met ChatGPT

Meetings, meetings, meetings... Je herkent het vast wel. Soms heb je van die dagen dat je van de ene meeting naar de andere meeting vliegt en je eigenlijk geen tijd hebt om je notulen te organiseren. Even daargelaten of je daar nog zin in hebt na al die afspraken. Gelukkig kunnen onderstaande prompts je hierbij helpen. Super handig!

Project tijdlijn op basis van notulen
Stel je voor dat je net een belangrijke vergadering hebt gehad. Alles is netjes genotuleerd, maar de vervolgstap is om alles in een tijdlijn te zetten. Gebruik dan deze prompt om een gestructureerde project tijdlijn te genereren, inclusief mijlpalen en afhankelijkheden, om de volgende stappen te plannen. Dat scheelt je weer tijd! ⏱️

"Genereer een project tijdlijn template met mijlpalen en
afhankelijkheden voor verschillende projecten op basis van de volgende
notulen: [NOTULEN]"

"Let op! Voer geen gevoelige persoonlijke of bedrijfsinformatie in ChatGPT die je niet beschikbaar wilt maken voor anderen. OpenAI slaat vragen op, die de provider (en mogelijk ook zijn partners en aannemers) kan zien."

Takenlijst op basis van notulen
Wil je alleen een duidelijke takenlijst uit je notulen halen? Gebruik dan deze prompt om taken te genereren met specifieke details, waaronder de duur van een taak en de verantwoordelijke persoon. Handig na een creatieve brainstorm, bijvoorbeeld.

"Genereer uit onderstaande notulen taken met taaknaam,
taakomschrijving en de duur van een taak. Indien het vermeld wordt 
neem dan ook de verantwoordelijke persoon mee.[NOTULEN]"

Samenvatting meeting
Geen duidelijke taken of vervolgstappen besproken tijdens je meeting en ben je alleen op zoek naar een samenvatting? Gebruik dan deze prompt om een samenvatting te krijgen zonder de volledige notulen door te hoeven lezen.

"Geef mij een samenvatting van deze meeting op basis van
onderstaande notulen. [NOTULEN]." 

Van notulen tot projectbeheer, ChatGPT staat klaar om jouw planning naar nieuwe hoogten te tillen. Ontdek de kracht van slimme prompts en maak van elke planningstaak een eitje!

Dus, waar wacht je nog op? Ga aan de slag, laat ChatGPT je planning verbeteren!