Vliegt jouw werkdag altijd zo voorbij? En heb je nooit genoeg uren in de dag om al je taken af te krijgen? Dan is het misschien tijd om met de ALPEN-methode te gaan werken. De ALPEN-methode is een timemanagement methode om overzicht en grip op al jouw dagelijkse taken te krijgen.

De ALPEN-methode vereist dat je werkt met zorgvuldig opgestelde takenlijsten, buffertijd en geplande pauzes om je dag op een productieve manier te plannen.

Wat is de ALPEN-methode?

De ALPEN-methode is bedacht door de Duitse productiviteits-expert Lothar Seiwert. ALPEN staat voor:

A: Activiteiten en acties op rij zetten (Aufgaben)

L: Lengte in minuten schatten (Länge schätzen)

P: Problemen incalculeren (Pufferzeiten einplanen)

E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken (Entscheidungen treffen)

N: Na-controle  (Nachkontrolle)


Hoe kun je jouw tijd beheren met ALPEN in vPlan?

Maak een takenlijst met alles wat je moet doen

Veel mensen maken geen gebruik van een checklist voor de dagelijkse taken, maar onthouden alles in hun hoofd. Uit onderzoek is gebleken dat ons brein niet meer dan vier taken tegelijk kan onthouden. Om taken niet te vergeten kun je ze in een planbord in vPlan zetten. Op deze manier heb je snel een overzicht van wat je allemaal nog moet doen.

Schat de tijd in die je nodigt hebt voor je taak

Om je dag goed te plannen is het van belang om in te schatten hoeveel tijd een taak kost. In vPlan kun je per kaartje de geschatte tijd invullen.

Reken eventuele problemen mee

Om bij eventuele problemen niet in tijdsnood te komen is het belangrijk om 30% van jouw werkdag niet in te plannen en vrij te houden. In werkelijkheid duurt een taak bijna altijd langer dan de tijd die je hebt ingeschat. Zo kun je jouw taken toch afronden en heb je geen half werk. Je kan taken makkelijk starten en stoppen, zodat vPlan voor jou de tijd bijhoudt. In vPlan kun je zelfs aangeven dat je maar 70% van je beschikbare tijd gepland mag worden.

Bepaal welke taken prioriteit hebben en welke niet

Nu je een takenlijst hebt met geschatte tijden en buffertijden, zul je zien dat de lijst best lang kan zijn. Het is dus van belang om aan te geven welke taken prioriteit hebben. Dit kun je in vPlan gemakkelijk doen, door met labels te werken. Sorteer snel en makkelijk op labels.

Follow-up of maak aantekeningen over het proces

Bekijk aan het einde van de dag wat er van je lijst terecht is gekomen. Heb je nog veel taken openstaan? Verplaats deze taken dan naar de volgende dag.

Vergeet niet om pauzes te houden gedurende dag! Zo ben je er tijdens je werkuren echt bij met je hoofd. 😃


Lees ook deze 6 tips om productiever te zijn

Wil jij ook graag gebruik maken van vPlan? Klik hier om vPlan vandaag nog gratis te proberen!