Introductie

Voordat we tips geven is het belangrijk om te weten wat productiviteit is. Productiviteit zijn activiteiten welke een werknemer of machine per tijdseenheid (uur of jaar) kan produceren. Vaak is productiviteit bij werknemers moeilijk te meten. Bij een machine is bijvoorbeeld de voorspelbaarheid veel groter. Maar toch kun je veel zaken aanpassen, om je medewerker meer te laten doen. Dit doe je door slimmer te werken, niet harder.

De term productiviteit wordt vaak verward met efficiëntie. Wat is het verschil? Bij productiviteit gaat het dus om slimmer werken. Bij efficiëntie gaat het om hetzelfde werk doen, of zelfs meer, met minder middelen. Bij productiviteit gaat het om waarde en resultaat te creëren. Bij efficiëntie gaat het om het verlagen van de kosten; een goedkopere manier om het werk gedaan te krijgen.


Hierbij 6 tips om je team productiever te krijgen

  1. Bepaal prioriteiten

Wanneer je vandaag een aantal activiteiten als to-do hebt, bepaal dan goed de prioriteit. De meest langdurige taak belandt vaak op de eerste plaats, maar heeft deze taak ook de meeste prioriteit? Wees realistisch en hou focus.

2. Maak je lijst van activiteiten niet te lang

Hoe meer activiteiten op een lijst staan, hoe onoverzichtelijker het wordt. Lange lijsten schrikken af en zorgen voor onrust. Je kunt beter alle activiteiten van een kortere lijst afvinken, dan de helft van een lange lijst. Filter daarom bijvoorbeeld op vervaldatum, je hoeft niet de taken te zien die je volgende week moet uitvoeren.

3. Doe het werk papierloos

Organiseer je werk digitaal. Vergeet post-its, kladblokken en whiteboards. Omdat fysieke to-do-lijsten vaak niet flexibel zijn, kost het je extra veel tijd. Digitale planningen zorgen voor een snellere invoer en je bepaalt zelf de weergave. Je kunt de juiste informatie kwijt op de juiste plek. Daarnaast biedt een digitale omgeving ook de mogelijkheid om makkelijker samen te werken met collega's. Of je nu thuis, onderweg of op je werk bent, iedereen heeft altijd toegang tot de planning.

4. Automatiseer je activiteiten

Bij veel bedrijven wordt gebruik gemaakt van bedrijfssoftware, boekhoudpakketten en ERP systemen. Vaak zit een groot deel van werkzaamheden voor je team verborgen in deze software. Bijvoorbeeld projecten, orders, offertes en taken. Zorg ervoor dat het werk geautomatiseerd in je planning komt. Met een koppeling voorkom je dubbele invoer en werkt iedereen met dezelfde data.  

5. Plan je niet helemaal vol

Niemand is 100% inzetbaar en dat is maar goed ook. Medewerkers zijn geen machines. Naast de directe werkuren, spenderen medewerkers tijd aan lezen van nieuws, bijhouden van sociale media, roken en kletsen. Er zijn verschillende onderzoeken die aangeven dat medewerkers nooit volledig inzetbaar zijn. Hou daar dan ook rekening mee in de planning. Plan bijvoorbeeld een medewerker niet voor 8 uur in per dag, maar bijvoorbeeld voor 6 uur. Hierdoor creëer je een realistische planning.

6. Schrijf tijd op activiteiten

Niemand vindt tijdschrijven leuk. Het klikt super controlerend, maar het is wel een sleutel tot betere bedrijfsvoering. Activiteiten worden van te voren vaak ingeschat op basis van kennis of onderbuikgevoel. Doordat je de tijd van de uitvoer bijhoudt, krijg je een beter beeld of je binnen de uren blijft, of er juist buiten gaat. Daarnaast kun je leren van behaalde resultaten, zodat je de volgende keer het werk beter kan inschatten.


Tot slot

Uiteraard zijn er nog veel meer tips en tricks om je productiviteit te verbeteren, maar deze tips zorgen al voor een flinke verbetering. Wij van vPlan hebben de missie om bedrijven productiever te laten zijn. Met onze software zorgen we voor meer overzicht en grip op planning, helpen we bij de uitvoer van activiteiten en analyseren we de planning om je betere keuzes te laten maken. Dit zorgt voor rust op de werkvloer en verbetert de onderlinge samenwerking. Geloof ons niet op ons woord, maar die van onze klanten. Lees hier enkele succesverhalen.


Wil jij productiever zijn met je bedrijf?

Probeer vPlan 14 dagen gratis. Wil je een demo? Laat het ons weten, wij maken graag tijd vrij om ons product aan je voor te stellen.